Par Alina Rudman / FTI Consulting

De temps en temps, la production des rapports journaliers pourrait sembler être une tâche laborieuse et administrative, mais ces rapports présentent une mine d’or d’informations utiles et détaillées sur la progression des travaux au chantier. Parmi les documents produits lors d’un projet de construction, le rapport journalier est sans pareil en ce qui concerne la précision et la temporalité des informations. Lorsqu’on doit se rappeler des évènements ayant eu lieu lors des travaux, comme dans le cas d’un différend, il est parfois nécessaire de recourir aux rapports journaliers pour faire ressortir les informations clés.

Qu’il s’agisse d’un différend pour des impacts qui causent des retards, d’une perte de productivité ou de coûts additionnels, les informations qui se trouvent dans les rapports journaliers peuvent venir appuyer, expliquer et quantifier les effets. Malheureusement, certains rapports journaliers ne contiennent pas les informations recherchées ou ces informations ne sont pas suffisamment détaillées. La suite de cet article fournira quelques conseils et bonnes pratiques pour être en meilleure position dans l’éventualité d’un différend pour un projet.

Utilisez des chiffres : La quantification des dommages implique évidemment une évaluation des quantités. Quand celles-ci sont incluses aux rapports journaliers, il est plus facile de calculer la durée des retards et d’établir le pourcentage de pertes de productivité causées par des impacts concrets. Des champs spécifiques à cet égard pourront être intégrés au gabarit des rapports journaliers pour encourager la collecte de ces données. Les champs suivants pourraient servir à cet effet :

• La quantité d’ouvriers(ères) présents(es) au chantier;
• La quantité de production pour la journée (par exemple, longueur des conduits installés, volume de terre excavé, nombre de salles peinturées, etc.) ;
• La durée des arrêts des travaux et la cause (si identifiable et connue) ;
• et La quantité d’heures d’ouvriers(ères) et d’équipements passées à effectuer des travaux additionnels si celles-ci ne sont pas incluses dans un bon de commande.

Lorsque possible, il pourrait être pertinent de fournir ces informations en fonction des corps de métiers présents au chantier et parfois en fonction du segment du projet.

Soyez descriptifs : Les descriptions des travaux en cours manquent parfois de clarté et de précision (par exemple, si l’emplacement spécifique des travaux n’est pas indiqué). Avec le temps, il peut devenir difficile d’identifier quels travaux ont eu lieu à quel moment. Il est donc conseillé de former les superintendants à produire des descriptions des travaux qui incluent les détails pertinents au projet. De plus, l’incorporation de photos dans les rapports journaliers pourrait servir dans le cas d’un différend et une photo d’ensemble pourrait capturer un fait qui aura été manqué lors de la production du rapport journalier.

Identifiez les obstacles : Il est souvent difficile de prévoir l’envergure d’un impact au moment de son identification. Pour cette raison, il est plus prudent de noter toute occurrence d’obstacles aux travaux même si ceux-ci pourraient sembler minimes ou sans conséquences directes. Un champ pour la description des problèmes rencontrés et un autre pour la description des retards serviront à cet effet.

Utilisez des applications numériques : L’intégration d’une solution numérique pour la préparation des rapports journaliers offre de nombreux avantages, notamment, elle :

• Évite la perte d’informations due à une écriture illisible ou des papiers physiques salis, endommagés ou perdus ;
• Permet la centralisation et facilite le partage des informations ;
• et Réduit le temps de traitement des données contenues dans les rapports pour la production d’une réclamation.

Il existe sur le marché plusieurs offres de solutions numériques pour la production de rapports journaliers. Mais pour bénéficier des avantages cités ci-dessus, un gabarit de rapport dans un fichier Excel pourrait suffire.

Il ne faut pas oublier que chaque chantier est unique. Pour cette raison, l’application de ces conseils doit être adaptée au contexte particulier d’un entrepreneur. La complexité du projet, les risques associés, le niveau de collaboration du maître d’œuvre et des sous-traitants sont parmi les facteurs qui pourraient jouer dans l’élaboration d’un gabarit de rapport journalier performant. L’objectif ultime demeure d’alléger le fardeau de la preuve qui tombe sur l’entrepreneur dans l’éventualité d’un différend.

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