Par Andrea Leone et François Poirier / FTI Consulting

En tant qu’entrepreneur, vous savez que le succès d’un projet de construction dépend grandement d’une planification méticuleuse et d’une exécution bien orchestrée. Au coeur de cette planification, on retrouve l’échéancier de référence : un outil d’une importance cruciale qui précise la durée des travaux, identifie les jalons contractuels et fournit une feuille de route pour l’équipe de projet.

La préparation d’un échéancier de référence de qualité est l’une des étapes les plus importantes pour assurer le succès de votre projet. En effet, l’échéancier de référence représente l’épine dorsale de la gestion d’un projet puisque c’est ce document qui regroupe et organise, de façon cohérente, l’ensemble des activités en fonction de la portée des travaux, du temps et du budget, ce qui assure, par le fait même, la qualité du projet.

Un échéancier de référence bien conçu peut aussi vous aider à identifier les enjeux potentiels avant qu’ils ne surviennent, à déployer efficacement les ressources et à maintenir toutes les parties prenantes sur la même longueur d’onde.

Donc, comment pouvez-vous vous assurer de produire un échéancier de référence de qualité ? Voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit :

Débutez tôt : Débutez le plus tôt possible, idéalement durant la phase de soumission, pour que vous puissiez consacrer un maximum de temps au développement et à la préparation d’un échéancier précis et détaillé.

Impliquez toutes les parties prenantes : L’échéancier doit refléter les contributions de chacune des parties, incluant le donneur d’ouvrage (lorsque possible), les professionnels, les sous-traitants, l’équipe de projet et les autres membres de l’équipe. En impliquant toutes les parties prenantes, vous vous assurerez que l’échéancier reflète les besoins de chacune des parties.

Utilisez les bons outils : Il existe une variété de logiciels et de ressources disponibles pour vous aider à créer un échéancier de qualité dont notamment Microsoft Project (MS Project) et Primavera P6.

Appliquez les bonnes pratiques suivantes :

• Validez que l’ensemble de la portée des travaux soit intégré dans l’échéancier ;
• Assurez-vous que la séquence, le flux des travaux et la constructibilité soient réalistes ;
• Définissez la structure de répartition du travail (ou « Work Breakdown Structure ») ;
• Définissez les activités et les liens logiques ; Prévoyez un usage réaliste des ressources/effectifs ;
• Validez que les dates contractuelles sont rencontrées (par ex. : jalons contractuels).

Suivez l’avancement des travaux : L’échéancier de référence est utile pour surveiller l’avancement des travaux et le progrès réalisé. Assurez-vous de faire des mises à jour régulières, de suivre le progrès réel par rapport au progrès anticipé et d’identifier tout retard ou enjeu dès sa survenance.

En plus d’être un outil de gestion de projet, l’échéancier de référence devient généralement un outil de gestion contractuelle une fois revu et accepté par le donneur d’ouvrage. L’échéancier de référence permet d’enregistrer et de mesurer le progrès réalisé, ce qui peut éventuellement être utile pour démontrer, par exemple, que vous avez mis en œuvre les mesures raisonnables pour éviter les retards, gérer efficacement les ressources et respecter vos obligations contractuelles. En tant qu’entrepreneur, si vous disposez d’un échéancier de référence de qualité, vous serez aussi en meilleure position dans l’éventualité où vous réclameriez des coûts et/ou délais additionnels ou, alternativement, pour vous défendre contre d’éventuelles réclamations.

C’est pourquoi il est si crucial de préparer un échéancier de référence de qualité dès le départ. Le temps que vous investirez pour produire un échéancier de référence de qualité, vous permettra ensuite, en cours d’exécution, de vous prémunir contre plusieurs risques liés aux projets de construction dont notamment les dépassements de coûts, les retards d’échéanciers et les différends avec le donneur d’ouvrage et vos sous-traitants.

Enfin, dans une industrie comme celle de la construction où chaque retard et chaque différend peut entraîner de graves conséquences financières, un échéancier de référence de qualité est un outil de gestion de projet et de gestion contractuelle d’une importance cruciale.

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